Příjem textů od externích dodavatelů a freelancerů se rychle zvrhne v chaos, pokud redakce nemá jasně daný postup. Každý autor má jiný styl, jinou úroveň češtiny a jiné návyky při odevzdávání. Bez jednotného checklistu se pak stává, že jeden text projde bez povšimnutí a druhý se vrací na přepracování třikrát. Následující body jsou minimum, které by měl každý redaktor dodržet ještě předtím, než text vůbec otevře v editoru.

Prvním krokem je kontrola formátu a metadat. Dodavatel musí dodat text v dohodnutém formátu – nejčastěji čistý text nebo dokument bez vlastních stylů. Součástí přílohy má být i návrh titulku, perexu, klíčových slov a případných interních odkazů. Pokud chybí byť jen jedna z těchto položek, je lepší text nepřijímat a vrátit ho k doplnění. Ušetří to čas při sazbě i při následné optimalizaci pro vyhledávače.

Druhým krokem je jazyková a věcná revize. Redaktor by měl projít text minimálně dvakrát – jednou kvůli gramatice a stylistice, podruhé kvůli faktům a logice. Zvláštní pozornost si zaslouží pasáže, které působí příliš obecně nebo naopak podezřele konkrétně. V poslední době se stále častěji objevují texty, u kterých je na první pohled nejasné, zda je psal člověk, nebo stroj. Pokud si nejste jisti, pomůže vám návod, jak poznat text napsaný umělou inteligencí, který shrnuje typické znaky strojově generovaného obsahu. Odhalit takový text včas znamená vyhnout se problémům s originalitou i s důvěryhodností celého webu.

Třetím krokem je kontrola práv a licencí. U externích textů je nutné mít jasno v tom, kdo je autorem, zda jde o dílo na zakázku, a jaká je licence k obrázkům či citacím. Bez podepsané smlouvy nebo alespoň e-mailového potvrzení se redakce vystavuje riziku, že text bude někde publikován duplicitně. Checklist by měl proto obsahovat i pole pro datum přijetí, jméno dodavatele a stav schválení. Teprve poté lze text zařadit do publikačního plánu.